Votre bureau est noyé sous des piles de dossiers et de documents si bien que vous ne pouvez plus vous y retrouver ? Il est temps de faire un peu de rangement afin de gagner du temps et de l’efficacité.
Un poste de travail désorganisé est propice au stress, à la démotivation et aux pertes de temps. Au contraire, un espace de travail rangé favorise la productivité, la concentration, la créativité et le bien-être.
Découvrez, dans cet article, les meilleures astuces pour avoir un bureau ordonné et inspirant, ainsi que ses avantages.
Pourquoi est-il important d’organiser son bureau ?
Meilleure productivité et gestion du temps
S’il vous arrive de chercher pendant des heures un document, c’est qu’il est temps de réorganiser votre bureau !
Un bureau désordonné fait perdre du temps, jour après jour. Un rapport de l’International Data Corporation montre que les employés perdent en moyenne 2,5h par jour à chercher des informations, soit environ 30 % de leur temps de travail. D’après la National Association of Professional Organizations, ce seraient 4,3h de perdues par semaine pour chercher des papiers égarés.
À l’inverse, un espace de travail bien rangé permet de réduire le temps passé à chercher des éléments essentiels, ainsi que les interruptions et les distractions. Vos outils importants sont à portée de main, ce qui fluidifie le processus et maintient votre productivité.
Réduction des distractions et amélioration de la clarté mentale
Que vous soyez en télétravail ou au bureau, un espace de travail ordonné évite les distractions inutiles et permet de rester concentré.
L’encombrement de votre bureau génère une surcharge cognitive qui perturbe votre clarté mentale. D’ailleurs,une étude de l’Université de Princeton met en parallèle désordre physique et désordre mental. Chaque élément superflu ou mal rangé capte votre attention et empêche votre focalisation sur vos tâches en cours.
En éliminant le superflu, vous pouvez traiter les informations, prendre des décisions et résoudre les problèmes plus efficacement.
Augmentation de la motivation et la créativité
Un environnement bien organisé est plus inspirant et motivant. Il donne envie de travailler et aide à adopter une attitude proactive. Selon l’université d’Exeter, cela permet d’augmenter votre productivité de 15 % et votre satisfaction de 65 %.
Soigner son bureau, c’est-à-dire le maintenir rangé et le personnaliser selon vos goûts, contribue à stimuler votre créativité.
Réduction du stress et effet positif sur le bien-être au travail
L’organisation de son bureau impacte votre bien-être physique et mental au travail. Des recherches de l’Université de Cornell montrent que les employés ayant un environnement de travail organisé ressentent 51 % en moins de fatigue oculaire et 63 % de maux de tête en moins.
Là où le désordre est source de stress et de chaos, l’ordre apporte de la sérénité. Un bureau ordonné réduit donc le stress chronique, l’anxiété et l’épuisement professionnel, causés par la recherche constante de documents et la frustration liée au sentiment d’inefficacité.
Renforcement de votre crédibilité et professionnalisme
Pour finir, garder son bureau bien rangé permet d’affirmer sa crédibilité et son professionnalisme. Cela reflète votre sérieux et inspire la confiance de vos supérieurs hiérarchiques, de vos collègues et de vos clients.
Cette image positive peut créer à terme des opportunités de carrière et des relations d'affaires à ne pas négliger. De plus, avoir un bureau impeccable renforce le sentiment d’accomplissement et de satisfaction.
Au contraire, un bureau désordonné émet des signaux inverses. Ce signe de négligence peut être perçu comme un manque de rigueur et d’efficacité.
Les 12 astuces pour organiser son bureau efficacement
Si vous ne deviez retenir qu’une méthode pour organiser efficacement votre bureau, ce serait la méthode Kaizen ou des 5S. Originaire du Japon, cette technique de gestion visuelle vise à assurer l’organisation et la propreté des environnements de travail.
Elle comporte 5 étapes :
- Seiri = Trier : commencer par inventorier tout ce qui se trouve autour de vous et séparer l’indispensable de l’inutile. Rangez ou jetez ce qui vous sert moins ou pas.
- Seiton = Ranger : rangez selon votre fréquence d’usage. Garder à portée de main l’essentiel.
- Seiso = Nettoyer : votre bureau doit être propre. Pensez à nettoyer la table de travail, mais aussi les écrans, les claviers…
- Seiketsu = Standardiser : cela consiste à établir une routine avec des normes de rangement et d’entretien simples et claires .
- Shitsuke = Soutenir/Discipliner : gardez le rythme sur la durée.
1. Désencombrer son bureau en se débarrassant du superflu
Première étape, il faut trier pour débarrasser votre bureau du superflu.
Vous pouvez répartir tous les éléments entre plusieurs boîtes “Je garde” pour l’utile, “Je jette” pour l’inutile et “À voir” pour ce que vous utilisez moins fréquemment. Pour vous aider à faire le tri, vous pouvez vous demander quand date la dernière utilisation de l’objet. La règle des 90 jours est radicale en la matière. Si vous n’avez pas utilisé l’objet en question pendant ce laps de temps, c’est probablement que sa nécessité est questionnable.
Jetez ce qui ne vous sert à rien, rangez à proximité les éléments essentiels et rangez ou archivez ailleurs ce qui est plus incertain.
2. Garder uniquement l’essentiel à portée de main
Suite à ce premier tri, vous aurez déterminé les éléments essentiels dont vous vous servez quotidiennement. Ces derniers doivent être rangés à portée de main sur votre bureau ou dans le mobilier de rangement intégré pour en optimiser l'accessibilité.
Limitez néanmoins au maximum l’accumulation d’objets sur votre table de travail pour éviter les distractions visuelles. En plus de votre ordinateur, conserver quelques stylos, votre agenda, un carnet de notes, votre téléphone et les dossiers actifs.
Pour les objets et papiers dont vous vous servez, mais moins régulièrement, gardez-les à proximité, mais un peu plus loin.
Cette hiérarchisation dans le rangement permet d’éviter de vous lever en permanence.
3. Prévoir une place pour chaque chose
Que ce soit sur votre bureau, dans vos tiroirs, armoires ou étagères, prévoyez une place pour chaque chose.
L’organisation de votre bureau doit être réfléchie. Attribuez un emplacement spécifique pour chaque objet, tel que vos fournitures, vos documents et accessoires. N’hésitez pas à utiliser des boîtes étiquetées pour retrouver aisément ce que vous cherchez.
Ces automatismes simplifieront grandement votre quotidien professionnel.
4. Définir des zones fonctionnelles
Facilitez la répartition et l’organisation des objets en définissant des zones fonctionnelles comme, par exemple, le travail sur ordinateur, l’écriture, la lecture.
C’est ce qu’on appelle le principe de micro-zoning en réservant un espace dédié à chaque activité. Cette segmentation fonctionnelle améliore votre productivité en adaptant l’aménagement de l’espace de travail selon les exigences de chaque tâche.
De plus, les transitions entre les différentes activités sont facilitées, car votre cerveau assimile chaque zone comme propre à une activité.
5. Utiliser des rangements adaptés
Cela peut sembler être le B.A-BA pour un espace de travail organisé, mais veillez à utiliser des rangements adaptés à vos besoins.
Les bureaux à rangements intégrés offrent des espaces de stockage supplémentaires accessibles sans vous lever. En effet, certaines choses doivent rester à portée de main, mais pas à portée de vue. Dans ce cas, vous pouvez les placer dans l’un des tiroirs de votre bureau.
Si votre bureau n’est pas muni de rangements, pensez aux tiroirs et aux caissons mobiles, ainsi qu’aux systèmes de rangement modulaire. Offrant une grande flexibilité, ils permettent de personnaliser votre espace de rangement en fonction de vos besoins professionnels évolutifs.
Pour les archives, préférez les armoires, sécurisées ou non, plus éloignées de votre table de travail.
6. Ne pas négliger l’espace mural
Afin de gagner de la place, ne négligez pas les rangements muraux comme les étagères ou les organisateurs. En effet, on oublie généralement d’exploiter l’espace vertical.
Les étagères murales permettent de dégager votre plan de travail de certains documents, de livres, de fournitures ou même d’objets décoratifs.
L’utilisation de tableaux muraux est également intéressante. Vous pouvez, par exemple, accrocher à vos murs :
- un tableau magnétique pour y fixer des notes et post-its afin de garder à portée de vue des informations cruciales.
- un tableau mural perforé pour y fixer des pots ou de petites étagères, bien utiles pour organiser vos fournitures.
- un tableau en liège pour y punaiser vos to-do lists ou plannings.
7. Miser sur des accessoires intelligents
Au-delà du mobilier, il existe des accessoires facilitant l’organisation.
Les organisateurs de bureau et de tiroirs offrent de multiples compartiments pour y ranger des fournitures de manière organisée. Placez vos stylos et surligneurs dans un pot à crayons plutôt qu’en vrac sur votre surface de travail.
Un support d’écran permet de positionner votre écran à une hauteur idéale ce qui favorise une meilleure posture, mais offre égelement un espace de rangement supplémentaire.
Vous pouvez aussi utiliser des boîtes de classement et des porte-revues pour organiser vos documents. Pensez à ranger vos documents par thème ou chronologie. Les boîtes de rangement permettent aussi de trier vos objets par thématique sans polluer visuellement votre espace de travail. Pour plus de clarté et un gain de temps, vous pouvez les étiqueter.
8. Trier et classer les documents
Le tri et classementdes documents méritent un chapitre à part entière.
Qu’il s’agisse de documents papiers ou numériques, il convient de les ranger régulièrement.
Pour vos documents papiers, des accessoires permettent un rangement optimisé, tels que les classeurs, les porte-documents ou les boîtes à archives. Pensez à vous débarrasser des papiers inutiles à l’aide d’un broyeur. La plupart des documents administratifs peuvent être jetés ou détruits après 5 ans.
La digitalisation permet aussi de gagner de la place et de faciliter l’organisation et l’accessibilité. Numérisez donc les documents qui n’ont pas besoin d’être imprimés.
Si les documents papiers polluent votre espace de travail, il en va de même avec les documents numériques. Ne multipliez pas les documents et les dossiers sur votre bureau d’ordinateur. Créer des dossiers et des sous-dossiers pour classer vos documents aux endroits dédiés. Nommez clairement chaque dossier et document. Évitez le stress de la perte de documents en faisant des sauvegardes régulières sur une clé USB, un disque dur externe ou sur des espaces de stockage en ligne, tels que Dropbox, Microsoft OneDrive ou Google Drive.
Faites la même chose avec vos mails. Créez des dossiers par client et archivez les messages qui peuvent l’être.
9. Organiser les câbles pour un espace net
Les câbles en pagaille et emmêlés encombrent le bureau et donnent rapidement une impression de désordre.
Sachez qu’il existe des systèmes de passe-câbles, de range-câbles, des clips de fixation, des goulottes pour les organiser et les dissimuler de manière sécurisée.
Ainsi, votre espace de travail est plus épuré, esthétique et fonctionnel. De plus, cette astuce permet de prévenir les risques d’accident et de faciliter la maintenance des équipements électroniques.
10. Personnaliser sans surcharger
Bien qu’il faille éviter l’accumulation d'objets, vous pouvez personnaliser un minimum votre bureau. Le tout est de trouver l’équilibre afin d’apporter une touche personnelle sans créer de distractions visuelles.
La personnalisation de votre espace de travail contribue au bien-être et à l’appropriation de votre lieu de travail. Essayez de créer un espace qui vous ressemble, vous inspire et vous motive.
Vous pouvez, à ce titre, accrocher quelques photos, tableaux ou affiches avec des citations inspirantes sur les murs.
Pensez également aux plantes, car la végétalisation améliore la qualité de l’air et la productivité. Elle réduit le stress et tamise les bruits environnants.
Aussi, choisissez des couleurs à la fois motivantes et inspirantes.
11. Penser ergonomie
L’ergonomie est également un point important de l’organisation de son espace de travail, car elle permet de préserver votre santé et vos performances professionnelles.
Optez pour du mobilier ergonomique encourageant une bonne posture, tel que le siège ballon Bloon.
Réglez votre mobilier à la bonne hauteur de manière à ce que vos deux pieds reposent à plat sur le sol et que vos genoux et vos coudes forment un angle à 90°. Votre écran doit se situer à hauteur de vos yeux à une distance de 50 à 70 cm pour éviter la fatigue oculaire.
Ne négligez pas non plus l’éclairage pour votre confort visuel. Privilégiez la lumière naturelle autant que possible et complétez avec une lampe de bureau.
12. Créer une routine de rangement
Mettre en place toutes ces astuces pour organiser votre bureau, c’est bien, le maintenir rangé sur le long terme, c’est encore mieux.
Vous devez donc mettre en place une routine de rangement :
- Rangez en fin de journée votre surface de travail pendant quelques minutes.
- Triez vos documents et nettoyez les surfaces une fois par semaine.
- Videz votre corbeille (physique et sur ordinateur) régulièrement.
- Planifiez des sessions de rangement approfondies tous les mois ou trimestres.
Conclusion
Organiser son bureau ne permet pas seulement de gagner de la place, mais aussi du temps et de l’efficacité.
Grâce à nos 12 astuces, vous pourrez créer un espace de travail fonctionnel et inspirant pour favoriser votre bien-être et votre productivité.
